檔案托管機構(gòu)怎么填寫

檔案托管機構(gòu)填寫指南：，，1. 您需要選擇一家合適的檔案托管機構(gòu)。在選擇時，請確保該機構(gòu)具有合法的經(jīng)營資質(zhì)和良好的信譽。，2. 您需要向該機構(gòu)提交您的個人資料，包括身份證、戶口本、學歷證明等。這些資料將用于核實您的個人信息和身份。，3. 您需要填寫一份檔案托管申請表。在填寫過程中，請確保所填寫的信息準確無誤。，4. 您需要支付一定的費用以完成檔案托管。費用的多少取決于您選擇的服務(wù)類型和托管期限。

以下是一個檔案托管服務(wù)方案：

一、服務(wù)對象

各類畢業(yè)生，包括大中專院校畢業(yè)生等，他們在畢業(yè)后需要對自己的學籍檔案進行妥善托管，以便在未來的就業(yè)、深造等過程中方便檔案的流轉(zhuǎn)和使用。
離職或跳槽的職場人士，原單位可能不再保管其人事檔案，需要將檔案托管到合適的機構(gòu)。
自由職業(yè)者或個體從業(yè)者，他們雖然沒有固定的工作單位，但檔案也需要合理保管，以確保在涉及到一些社會事務(wù)（如辦理社保、政審等）時檔案的有效性。

二、托管服務(wù)機構(gòu)選擇

人才交流中心
- 優(yōu)勢：
  - 具有權(quán)威性和公信力，是官方認可的檔案保管機構(gòu)。很多地方的人才交流中心與政府部門聯(lián)系緊密，在提供與檔案相關(guān)的證明材料等方面更加規(guī)范和便捷。例如，在辦理職稱評定、政審等事務(wù)時，人才交流中心能夠按照規(guī)定及時提供準確的檔案信息。
  - 服務(wù)網(wǎng)絡(luò)較為廣泛，在各個地區(qū)一般都設(shè)有分支機構(gòu)，方便不同地區(qū)的人員辦理檔案托管業(yè)務(wù)。
- 辦理流程：
  - 資料準備：通常需要身份證、畢業(yè)證書、檔案證明、工作證明（如果有）、勞動合同（非必需）等資料。首先到人才中心窗口查詢個人檔案內(nèi)部數(shù)據(jù)是否完整，檔案是否處于正常狀態(tài)（如是否為死檔等），是否可以正常轉(zhuǎn)至人才交流中心。如果是畢業(yè)生要攜帶畢業(yè)證書；自由流動人員可能需要轉(zhuǎn)學信等。委托存檔的還應提供委托人的身份證和委托存款憑證（還要求機構(gòu)代表簽發(fā)個人身份證）。
  - 辦理托管：
    - 窗口辦理：本人持上述相關(guān)資料到人才中心窗口辦理，資料核實后，由人才中心窗口出具“調(diào)檔函”，然后憑借調(diào)檔函和身份證原件到原檔案保管單位查詢檔案，并將檔案以公對公的方式轉(zhuǎn)至人才中心。
    - 網(wǎng)上辦理：可以去微信搜索相關(guān)公眾號，填寫基本信息并上傳身份證正反面掃描件、學歷證明掃描件、檔案證明掃描件、工作證明掃描件、勞動合同掃描件（非必要）后，會彈出一份調(diào)檔函，下載好調(diào)檔函后，憑調(diào)檔證明和身份證原件到原單位（原人才市場）調(diào)取檔案，以公對公的方式將檔案轉(zhuǎn)至人才中心。
專業(yè)檔案托管公司
- 優(yōu)勢：
  - 服務(wù)更加個性化，能夠根據(jù)客戶的特殊需求提供定制化的檔案管理方案。例如，對于一些特殊行業(yè)的檔案，如藝術(shù)行業(yè)的作品檔案、科研行業(yè)的實驗數(shù)據(jù)檔案等，專業(yè)托管公司可以根據(jù)檔案的特性制定專門的保管、分類和檢索方案。
  - 可能提供更多增值服務(wù)，如檔案數(shù)字化服務(wù)、檔案修復服務(wù)等。對于一些年代久遠或者受損的檔案，專業(yè)托管公司可以利用專業(yè)技術(shù)進行修復和數(shù)字化處理，提高檔案的可讀性和可保存性。
- 辦理流程：
  - 咨詢與評估：客戶與專業(yè)檔案托管公司聯(lián)系，托管公司對客戶的檔案類型、數(shù)量、保管要求等進行評估，并向客戶介紹服務(wù)內(nèi)容、收費標準等。
  - 簽訂合同：雙方達成一致后簽訂檔案托管合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括檔案保管的期限、保密條款、服務(wù)費用等。
  - 檔案移交：客戶按照托管公司的要求將檔案移交至托管公司指定地點，托管公司對檔案進行清點、驗收后正式開始托管服務(wù)。

三、服務(wù)內(nèi)容

檔案保管
- 提供安全、適宜的檔案存放環(huán)境，確保檔案不受潮、不受蟲蛀、不被火災等災害損壞。對于紙質(zhì)檔案，存放環(huán)境要保持合適的溫度和濕度，一般溫度控制在14 - 24℃，相對濕度控制在45% - 60%。
- 建立嚴格的檔案出入庫管理制度，對檔案的調(diào)入和調(diào)出進行詳細記錄，包括檔案名稱、編號、調(diào)出調(diào)入時間、經(jīng)手人等信息，確保檔案的流向清晰可查。
檔案整理與分類
- 根據(jù)檔案的類型、來源、日期等對檔案進行科學分類，如按照人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案等大類別進行劃分，在每個大類別下再細分小類。例如人事檔案可以按照員工的入職時間、部門等進一步細分，便于快速檢索和查找檔案。
- 對檔案進行編號、編目，制作檔案目錄清單，目錄清單應包含檔案的名稱、編號、日期、保管期限等基本信息，提高檔案管理的效率。
檔案查詢與利用服務(wù)
- 建立便捷的檔案查詢系統(tǒng)，客戶可以通過電話、網(wǎng)絡(luò)或者到托管機構(gòu)現(xiàn)場查詢檔案信息。對于有權(quán)限查詢的人員，在查詢時要進行身份驗證，確保檔案信息的安全性。
- 根據(jù)客戶的合法需求，提供檔案的查閱、復印、出具檔案證明等服務(wù)。例如，當客戶需要辦理貸款，銀行要求提供收入證明等檔案相關(guān)材料時，托管機構(gòu)可以按照規(guī)定出具相關(guān)證明。
檔案信息更新與維護
- 對于托管期間檔案內(nèi)容發(fā)生變化的情況，如人事檔案中的工作經(jīng)歷更新、學歷提升等，及時對檔案進行更新補充，確保檔案信息的及時性和準確性。
- 定期對檔案進行清點、檢查，發(fā)現(xiàn)檔案缺失或者損壞等情況及時進行處理。

四、收費標準

人才交流中心
- 可能根據(jù)不同地區(qū)的政策有所差異，有些地區(qū)對于畢業(yè)生檔案托管在一定期限內(nèi)（如畢業(yè)兩年內(nèi)）可能是免費的，之后可能按照每年一定的金額收取保管費，一般每年在100 - 300元左右。
專業(yè)檔案托管公司
- 收費方式可能更加多樣化，可能根據(jù)檔案的數(shù)量（如按卷、按件收費）、保管期限（短期、長期保管收費不同）、服務(wù)類型（是否包含增值服務(wù)）等來制定收費標準。例如，對于普通的人事檔案，每卷每月收費可能在10 - 20元左右，如果需要檔案數(shù)字化等增值服務(wù)則需要額外收取費用，數(shù)字化費用可能根據(jù)檔案的頁面數(shù)量而定，每頁0.5 - 1元不等。

五、安全與保密措施

物理安全
- 托管機構(gòu)的檔案保管場所要配備完善的安全設(shè)施，如安裝防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備。例如，安裝煙霧報警器、除濕機、防蟲藥盒、監(jiān)控攝像頭等設(shè)備，對檔案保管場所進行24小時監(jiān)控。
- 限制檔案保管場所的人員出入，只有經(jīng)過授權(quán)的工作人員可以進入，進入時要進行登記，記錄進入時間、人員姓名、事由等信息。
信息安全與保密
- 建立嚴格的保密制度，對檔案管理人員進行保密培訓，要求其簽署保密協(xié)議。嚴禁檔案管理人員泄露檔案中的機密信息，如人事檔案中的工資待遇、家庭住址等隱私信息。
- 在檔案查詢、利用等環(huán)節(jié)，要對查詢?nèi)藛T的身份和查詢目的進行嚴格審核，對于涉及商業(yè)機密、個人隱私等敏感信息的檔案查詢要進行特殊審批。