檔案室擴容（檔案室智能化管理案例）

隨著數(shù)字化時代的到來，檔案室的管理和利用需求日益增長。為了適應(yīng)這一變化，某檔案館采取了智能化管理措施，對檔案室進行了擴容。通過引入先進的信息技術(shù)系統(tǒng)，如智能文件柜、自動分類和檢索系統(tǒng)等，實現(xiàn)了檔案資料的快速查詢和高效管理。該系統(tǒng)還具備遠程訪問功能，使得工作人員能夠隨時隨地進行資料查閱和處理，大大提高了工作效率和服務(wù)質(zhì)量。智能化管理系統(tǒng)還支持大數(shù)據(jù)分析，為檔案保護和利用提供了有力支持。

一、檔案室擴容的原因

（一）存儲容量不足

業(yè)務(wù)發(fā)展導(dǎo)致檔案增多：隨著單位業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，如濟南市特檢院自建院以來積累了超過百萬份報告，原有的檔案室空間有限，僅154平方米，不得不借用多間辦公用房來存放檔案及相關(guān)紙質(zhì)資料；淮安市市場監(jiān)管局企業(yè)登記檔案室?guī)旆楷F(xiàn)有實用面積約160平方米，存儲檔案6萬余份，存儲空間已無法滿足功能需要，新建檔案庫房擴容改造面積為82平方米，以滿足更多檔案的存儲需求；蘭溪市就業(yè)和人才中心原檔案庫存在容量不足、存放分散等問題，新建檔案庫房可容納10萬份檔案安全存放，解決舊庫的容量問題，存放時間從2023年延長至2033年。
應(yīng)對未來檔案存儲需求：像海陵法院為解決檔案庫房脹庫問題，將原來的電瓶車庫改建成檔案庫房，新建檔案室占地面積約550平方米，新增密集架70組，可存放卷宗20余萬卷，滿足未來數(shù)年的檔案存放需求；東至縣人民法院隨著訴訟案件數(shù)量增長，庫存卷宗日益增加，檔案存放余量嚴重不足，通過擴容改造增加面積39㎡，新增設(shè)調(diào)閱室和辦公用房，增加密集架56組，剩余空間預(yù)計可存放今后3 - 5年的案件卷宗。

（二）提升服務(wù)水平

優(yōu)化檔案利用服務(wù)：利通區(qū)人民法院對檔案庫房和閱卷室進行擴容改造后，推行一體化預(yù)約、一站式辦結(jié)的多元化閱卷服務(wù)體系，閱卷室變寬敞，還能實現(xiàn)網(wǎng)上閱卷、自主閱卷，提高了閱卷速度，也確保了律師、當事人閱卷得安全規(guī)范，為當事人提供更優(yōu)服務(wù)；蘭溪市就業(yè)和人才中心的擴容改造提升了檔案管理整體水平和安全性，促進了檔案管理工作的規(guī)范化，為群眾提供更優(yōu)質(zhì)、更高效的檔案利用服務(wù)，不斷提升工作質(zhì)效。
適應(yīng)現(xiàn)代化管理需求：濟南市特檢院表示將繼續(xù)致力于提升檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，以滿足日益增長的業(yè)務(wù)需求；海陵法院將嚴格按照檔案管理相關(guān)規(guī)定，做好檔案的整理、歸檔、統(tǒng)計、保管等環(huán)節(jié)的工作，進一步強化規(guī)范檔案管理工作，推動檔案管理智能化建設(shè)邁上新臺階，這都需要檔案室有足夠的空間來進行設(shè)備升級和流程優(yōu)化等工作。

二、檔案室擴容的措施

（一）增加面積

直接擴建：海陵法院將原來的電瓶車庫改建成檔案庫房，新建檔案室占地面積約550平方米；利通區(qū)人民法院在壓縮辦公面積的基礎(chǔ)上，對原調(diào)解室進行改造，增加庫房面積150㎡；東至縣人民法院對原庫房進行改造，共增加面積39㎡。
重新規(guī)劃空間：如一些單位可能對整體建筑空間布局進行重新規(guī)劃，調(diào)整出更多空間用于檔案室的擴容。

（二）增加檔案架

新增密集架數(shù)量：濟南市特檢院在擴容時新增14排檔案架；利通區(qū)人民法院增加密集架34組，170節(jié)；海陵法院新增密集架70組；東至縣人民法院增加密集架56組，以增加檔案的存放容量。
采用新型檔案架：部分單位可能會選擇采用更為先進、存儲效率更高的新型檔案架。

（三）完善設(shè)施設(shè)備

安全設(shè)施
- 防火防盜：利通區(qū)人民法院庫房內(nèi)安裝了高質(zhì)量電動密集架，防盜門窗，配備氣體滅火裝置；海陵法院庫房內(nèi)配備了檔案防火門、安裝人臉指紋識別門鎖等技防設(shè)施，還有漏水監(jiān)測系統(tǒng)、消防滅火系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等；東至縣人民法院庫房防盜門窗、雙層窗簾齊全，配備有空調(diào)、氣體滅火裝置、溫度濕度檢測儀等設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案安全。
- 環(huán)境監(jiān)測與控制：蘭溪市就業(yè)和人才中心庫房內(nèi)安裝了全方位監(jiān)控系統(tǒng)、煙感防火及紅外線防盜裝置，有效實現(xiàn)對進出檔案人員、檔案自動化設(shè)備和實體檔案進行集中統(tǒng)一、安全、可控的有效管理；海陵法院庫房內(nèi)還配備了環(huán)境監(jiān)測采集系統(tǒng)、恒溫恒濕控制系統(tǒng)、檔案消毒驅(qū)鼠設(shè)備等，保障檔案存儲環(huán)境的穩(wěn)定和安全。
管理設(shè)施：一些單位可能會配備智慧一體化檔案管理控制臺等設(shè)備，提升檔案管理的智能化水平，像海陵法院在這方面就有所建設(shè)，有助于提高檔案管理工作的效率和準確性。

三、檔案室擴容的意義

（一）對單位自身的意義

提高管理效率：濟南市特檢院的檔案室擴容不僅解決了未來十年檢驗檔案的存儲問題，更極大地提升了檔案管理的效率和便利性；擴容后的檔案室能夠讓檔案存放更加有序，方便檔案的查找、整理、歸檔等管理工作。
保障業(yè)務(wù)發(fā)展：在新的檔案室里，每一份報告都將得到妥善保管，為濟南市特檢院特檢事業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供著有力的支持；蘭溪市就業(yè)和人才中心的檔案室擴容改造提升了高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞接收服務(wù)水平，對單位整體業(yè)務(wù)的發(fā)展有著積極的推動作用。

（二）對服務(wù)對象的意義

提升服務(wù)體驗：利通區(qū)人民法院的檔案室擴容改造后，律師和當事人閱卷更加方便快捷，閱卷室寬敞且可網(wǎng)上閱卷、自主閱卷，提高了他們獲取檔案信息的效率和體驗；蘭溪市就業(yè)和人才中心為群眾提供更優(yōu)質(zhì)、更高效的檔案利用服務(wù)，滿足了群眾對檔案服務(wù)的需求。
增強信任度：通過檔案室擴容提升檔案管理的安全性、規(guī)范性等，能夠讓服務(wù)對象更加信任單位的檔案管理工作，例如法院的檔案室擴容改造確保紙質(zhì)檔案安全，當事人會對法院的檔案管理更加放心。